Eine Kopie sollte man sich immer anfertigen von jeder Sache die aus dem Hause geht. Jede dienstliche Mail wird in den dazugehörigen Ordner im PC als Kopie abgelegt.
Ganz wichtige Dinge versenden wir Einschreiben mit Rückantwort. Dann haben wir die Gewähr das der Empfänger es bekommt, es sei denn es verschwindet von der Posteingangstelle der Behörde durch Kurier bis ins das betreffende Zimmer bzw. Vorzimmer. Es kostet zwar etwas mehr 3,85 € aber das ist wohl bei sehr wichtigen Dingen erforderlich. Aberbei vielen reicht schon ein FAX und man lässt sich am FAX Gerät den Ausgang und Empfangseingang ausdrucken als Beweis.
Die Mail Post die wir von Behörden bekommen verlangen immer eine Empfangsbestätigung. Dies haben wir uns auch angewöhnt und es funktionert. Zumal bei Termin Sachen ist dies von Vorteil.